第143章 制定规章制度，规范管理流程（1/2）

新办公室的晨光刚漫过创作区的墙绘，林砚就听见茶水间传来争执声。她放下手里的非遗合作预案，快步走过去时，正撞见兼职客服小吴红着眼眶捏着报销单，对面的李姐则举着笔，指着眼眶发红：“小吴，不是我卡你，你这张‘采风交通费’的票据，既没有打车记录，也没写清去了哪个地标，财务制度里要是没规矩，以后谁都能随便填金额，公司的账就乱了。”

小吴咬着唇，声音带着委屈：“上次陈老师让我去槐城老街拍素材，说回来能报销，我以为只要有车票就行……”

这时陈阳也从创作区走出来，手里还攥着半截铅笔，速写本上沾着点青颜料 —— 他刚在画苏州刺绣的纹样。“李姐，小吴是帮我跑的腿，要不这钱我来出？” 他说着就要掏钱包，却被林砚拦住。

林砚接过报销单，指尖拂过上面模糊的车站名称，抬头时语气温和却坚定：“不是谁出钱的问题，是我们现在没有明确的报销流程，才让小吴白跑一趟，也让李姐为难。” 她转头看向刚走进来的苏晓，“你昨天说的兼职考勤表，是不是也出了问题？”

苏晓叹了口气，把手里的表格往桌上一放：“何止是问题！上周有个兼职客服迟到两小时，说‘之前没人告诉要打卡’；还有个兼职把客户的定制需求记混了，说‘没人教过怎么登记需求’。咱们现在是正规公司了，再像以前那样‘口头交代’，迟早要出大错。”

林砚看着眼前的报销单、考勤表，又想起昨天阿泽抱怨的 “推广图对接延误”—— 市场部要推 “西湖十景” 的预热海报，陈阳临时改了三次设计，导致印刷厂没能按时开机，差点耽误杭州旅行社的订单。她深吸一口气：“今天下午开全员会，专门讨论制定规章制度，人事、财务、项目管理，每个模块都要定清楚，不能再靠‘默契’做事了。”

下午的会议室里，阳光透过百叶窗，在桌上投下细碎的光影。林砚把一沓材料摊开，最上面是苏晓整理的 “作坊式管理问题清单”，里面记着从去年到现在的大小纰漏：“3 月 12 日，陈阳采风费用无明细；5 月 8 日，兼职客服漏记客户定制需求；7 月 20 日，市场部与创作部对接推广图，无明确交付时间……”

“首先说人事制度。” 苏晓率先开口，把一份草拟的《考勤与培训规范》推到中间，“现在我们有 2 个全职、3 个兼职，以后还要招职业经理人，必须明确考勤：全职朝九晚五，每月 4 天带薪年假；兼职要提前提交排班申请，迟到 15 分钟以上算缺勤，扣当日工资的 30%。还有培训，所有客服入职前，必须学完《产品知识手册》和《客户沟通话术》，孙悦之前整理的客户反馈，要做成案例库，每周三下午培训时讲。”

小吴坐在角落，听到 “培训” 两个字时，悄悄抬了抬头，手里的笔记本开始记要点。陈阳却皱起眉，铅笔在速写本上无意识地画着圈：“那创作部呢？我有时候画稿子要熬到半夜，第二天想晚来两小时，算不算迟到？”

“这个我考虑过。” 林砚立刻接话，从抽屉里拿出一张《弹性工时申请单》，“创作部可以申请弹性工时，但要满足两个条件：一是提前一天报备当日工作内容，比如‘修改西湖十景插画’；二是每周总工时不能少于 40 小时，而且客户的急单必须优先交付。比如上次杭州旅行社的订单，要是定了交付时间，就不能临时改三次设计。”

陈阳的指尖顿了顿，速写本上的圆圈变成了一个笑脸。他想起上次因为改设计耽误印刷，林砚带着他去给杭州旅行社道歉，那天雨下得很大，林砚的裤脚全湿了，却还在跟客户说 “是我们流程没做好”。他放下铅笔：“行，我没问题，只要别让我画稿子时还要填一堆没用的表就行。”

“接下来是财务制度。” 李姐推了推眼镜，把一份《费用报销与资金管理规范》递到每个人面前，“第一，所有报销必须附‘三单’：申请单、原始票据、事由说明，比如陈老师采风，要写清‘去 xx 地标拍 xx 素材，用于 xx 产品’；第二，单笔超过 5000 元的支出，必须提前填《资金使用申请单》，经林总、苏总和我签字后才能付；第三，每月 5 号前，我会把财务报表发给所有人看，利润、成本、现金流，都公开透明。”

她特意看向陈阳，语气软了些：“上次小吴的报销，要是按这个规范，你让她去采风时，先填一张《费用申请单》，回来后附上车票和素材照片，就能顺利报销了，不会让她受委屈。”

陈阳点点头，从包里掏出之前的采风票据，一张一张理整齐：“以后我每次出去采风，都提前跟你报备，票据也按规矩贴好。”

轮到项目管理制度时，会议室里的气氛突然有点紧张。阿泽把《项目对接流程表》往桌上一放，手指点在 “需求提报” 那栏：“之前推‘西湖十景’海报，我跟陈老师说‘要清新风格’，结果他先画了水墨风，又改了工笔画，最后才定了水彩风，耽误了 3 天。以后市场部提需求，必须填《创作需求确认单》，写清风格、尺寸、交付时间，双方签字确认，不能再‘凭感觉’改。”

陈阳的脸瞬间红了，他攥紧手里的速写本，声音有点急：“我改设计是想做得更好！你之前只说‘清新’，没说要给杭州旅行社的游客看，游客更喜欢明亮的颜色，我不得调整吗？”

“所以才要定流程！” 阿泽也提高了声音，“要是你觉得需求不明确，当时就该提出来，而不是画完了再改！”

林砚连忙按住两人的手，从抽屉里拿出上次杭州旅行社的订单合同，指着上面的交付日期：“你们看，合同里写着‘4 月 15 日前交付海报’，我们因为改设计，14 号才给印刷厂，要是印刷厂那天机器坏了，咱们就要赔违约金。” 她顿了顿，把《项目对接流程表》翻到第二页，“我加了一条‘需求沟通会’：市场部提需求时，创作部必须参加，有不明确的当场问清楚；创作部要是想调整设计，必须提前 24 小时跟市场部沟通，双方确认后才能改，避免临时变动。”