第30章 系统的力量（1/2）

“选择”的智慧像一剂良药，让小院重新找回了呼吸的节奏。但光有方向还不够，要让这艘重新校准航向的小船行稳致远，还需要一套可靠的“操作系统”。我和阿娜尔古丽都明白，接下来的日子，我们必须从“救火队员”的角色，转向“系统构建者”。

这套系统，首先从订单管理开始。以前那种靠我脑子记、本子写的方式，在订单量稍微一多、需求一复杂的情况下，就变得漏洞百出。不是搞混了客户要求的刻花纹样，就是记错了约定的交货日期，有一次甚至差点把两位客户的地址发反。混乱带来的不仅是效率低下，更是对客户信任的损耗。

“必须数字化了。”我看着笔记本上密密麻麻、涂改得乱七八糟的记录，下定决心。可“数字化”这三个字，对现在的我们来说，也是个不小的挑战。买一台功能强大的新电脑和专业的客户管理软件，是一笔不小的开销，而且学习使用也需要时间。

阿娜尔古丽想了个折中的办法。她有个旧的平板电脑，虽然速度慢点，但还能用。她帮我下载了一个免费但口碑不错的笔记类应用，手把手地教我如何建立数字化的订单档案。

“你看，我们可以为每一笔订单建立一个独立的笔记，”她一边操作一边讲解，“里面可以记录：客户id、联系方式、订购的器物名称图片、特殊要求（比如刻什么字、用什么釉色）、定金金额和支付方式、约定交货日期、物流单号等等。还可以设置标签，比如‘待确认’、‘制作中’、‘已发货’、‘已完成’，这样一目了然。”

我认真地看着她演示。虽然一开始对触摸屏和虚拟键盘很不习惯，打字慢得像蜗牛，但我知道这是必经的一步。我花了整整两天时间，把笔记本上所有积压的订单信息，一条一条、小心翼翼地录入到平板里。这个过程枯燥又繁琐，但当我看到混乱的纸质记录最终变成屏幕上清晰分类、易于检索的数字档案时，一种前所未有的秩序感油然而生。

接着是生产计划的可视化。光有订单档案还不够，如何让买买提大叔也能直观地了解生产进度，从而合理安排他的工作？阿娜尔古丽发挥了她设计师的特长。她在阿以旺的一面空墙上，挂上了一块大号的软木板，上面用图钉和彩色的线划分出几个区域：“待制作”、“制作中”、“阴干中”、“待烧制”、“已完成”。

然后，她为每一笔新接的定制订单制作一张小卡片，上面简洁地写着器物名称、客户昵称和交货日期。这张卡片会根据订单状态，被移动到相应的区域。比如，大叔接单后开始拉坯，卡片就从“待制作”移到“制作中”；坯体进入阴干阶段，就移到“阴干中”；以此类推。

这个土法上马的“看板管理系统”，效果出奇的好。买买提大叔虽然不懂什么管理理论，但他能一眼看清自己手头有多少活，哪些比较紧急，哪些可以稍缓。这给了他掌控感，也避免了我们因为沟通不畅而给他造成不必要的压力。他有时会站在看板前，默默地看上一会儿，然后点点头，回到工作台前，心里显然更有谱了。

财务流水是另一个需要规范的环节。以前收入支出都是现金往来，我记在一个小本子上，虽然尽量记得仔细，但难免有疏漏或模糊的地方。现在，我们开了个专用的银行账户，客户付款尽量通过转账，每笔收入支出都要求有记录（哪怕是给大叔买茶叶这样的小钱），并在平板电脑上建立简单的电子表格进行汇总。阿娜尔古丽定期会和我一起核对，确保账目清晰透明。这不仅是为了管理方便，更是对买买提大叔劳动的尊重，也是对支持我们的客户负责。