第211章 老本行能否点燃第一把火？（2/2）

除了业务科室，比如翻译室的技术资料底稿、联络科的外宾喜好记录等，剩下的收文、发文、内部文书都要在综合办归档备案。

蒋文军矜持地应下，“去会议室吧，我给你详细介绍下，和你之前接触过的差别不小。”

夏宝珠跟着他去小会议室，这层并非只有外事司，主楼无论是横宽还是纵深都很可观，光是小会议室都有好几间，和后世单位里的电话室是类似作用。

蒋文军办事挺利索的，坐下后没讲废话直切主题，“咱们的资料收纳管理制度可以概括为：三本账、两把锁、一把火。

分类与编号制度和下属厂用的应该是一套，密级也是绝密、机密、秘密、内部四级，编号采用年度-司代号-分类号-顺序号模式。”

夏宝珠颔首，比如64-ws-综-001，就代表着1964年外事司综合办第一号文件。

“好，那我们讲剩下的，三本账分别是收文、发文、借阅登记簿。

两把锁就是所有文件放双锁铁皮档案柜，我和罗科分别保管一把，无论是谁都要遵循双人原则和当日清原则。

一把火特指销毁制度，审批流程、监督执行和记录都有明确规定。

以上细则我给你说一遍......”

小夏速记法早被她用得炉火纯青了，边听边记就是她的舒适区。

等蒋文军说完都到下班时间了，她会第一时间关注这个，主要是想从老本行入手烧起新官上任的第一把火。

科室内具体的工作她顾不上，但优化资料管理制度本身也是综合办的职责。

比如双人原则就是接触绝密文件时要两把锁都在场且拿到司领导的签单。

再比如特殊文件销毁要由综合办和部内保密员两人共同监销，通常要送到指定保密造纸厂直接化浆或焚化炉烧毁。

听蒋文军从头到尾讲完，她不得不承认，虽说是手工管理，但相比269厂的统计表和资料管理制度，部里在保管保密和留痕追溯上已经基本做到极致了。

她之前在厂里只围绕生产线革新了统计表，科室内的资料管理制度她是没插手的。

和吴坚交接工作的时候她就崩溃过好几次，真的太原始了，但她当时实在是分不出精力搞这个，忙着忙着就搁置了。

今天这么一了解，部里的底子是扎实的，想优化得费点功夫了。

书到用时方恨少，统计是她的选修课，学到的有限，更多的还是得依靠上辈子在单位和表格打交道练就的十八般武艺。

厂里的生产统计表是强关联的，她顺着生产去设计套表再反复论证就行了。

可综合办收纳的司内文书资料就没有强关联性了，光是收文就包括了来自办公厅、司局、地方政府、驻外使馆等各种文件电报。

机关单位都这样，但后世有电脑呀！

全文检索、电子标签、权限颗粒化......花里胡哨整一堆就一个目标：让数据开口说话。

比如数据库自动预警用在时下的外事司，有可能出现：根据过往二十次接待记录，某国代表团在参加精密仪器类项目后签约概率提升70%，那自然就知道在哪里下猛药了。

可现在没有电脑，资料不是“活”的，也只能先将巨量资料研究透彻后，再看看有没有切入点能模拟后世的工作流引擎了。